Seit dem 1. Oktober gilt für Arzt- und Psychotherapiepraxen eine neue, klare Vorgabe: Die IT-Sicherheitsmaßnahmen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung sind nicht länger als Empfehlung zu verstehen, sondern verbindlich umzusetzen.
Viele Teams erleben dadurch eine spürbare Veränderung in ihrem Alltag. Themen, die früher nur „mitlaufen durften“, rücken nun ins Zentrum der Organisation. Die Umstellung ist anspruchsvoll − aber sie bringt auch Ordnung in Bereiche, die bislang oft nur nebenher erledigt wurden.
Diese Vorgaben greifen jetzt verbindlich
Die KBV hat im Detail festgelegt, welches Sicherheitsniveau für einen stabilen Praxisbetrieb erforderlich ist.
Dazu gehören aktuelle Betriebssysteme, geregelte Zugriffsstrukturen, abgesicherte Schnittstellen, verlässliche Netzwerke sowie klare Vorgaben für den Einsatz mobiler Geräte. Diese Maßnahmen betreffen kleine und große Praxen gleichermaßen.
Für Orientierung sorgen strukturierte Umsetzungshilfen für die IT-Sicherheit für Praxen gemäß KBV. In diesen werden die einzelnen Prüfpunkte nachvollziehbar zusammengefasst.
Ergänzend dazu setzen viele Praxen auf die Unterstützung durch spezialisierte Anbieter. Einer davon ist Apollon Security, ein Dienstleister, der praxisnahe Lösungen zur Umsetzung der KBV-Anforderungen bereitstellt. So lassen sich die formalen Hürden dank klar definierter Sicherheitskonzepte meistern.
Wie sich Praxen die Anforderungen erfüllen können
Ein großer Teil der benötigten Struktur setzt sich aus konsequent gepflegten technischen Grundbausteinen zusammen.
Die Basis bilden regelmäßige Systemupdates, klare Regeln für Passwörter und eine aktuelle Übersicht über alle angeschlossenen Geräte. Auch die Rollen- und Rechteverteilungen bilden einen zentralen Bestandteil der KBV-Vorgaben.
Viele Praxen profitieren davon, ihre bestehenden Abläufe nicht grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen. Meist ergeben sich größere Vorteile, wenn sie gezielt ergänzt werden. Wird dabei Schritt für Schritt vorgegangen, bleibt die Übersicht zu jeder Zeit bestehen und das Team wird spürbar entlastet. So besteht keine Gefahr, den laufenden Betrieb durch die Umstellung auszubremsen.
Technik und Team müssen eng zusammenarbeiten
IT-Sicherheit entsteht nicht allein durch den Einsatz einzelner Geräte oder Softwareanwendungen. Sie ist auf ein konsequentes Zusammenspiel von technischen Abläufen und menschlichem Verhalten angewiesen.
Dazu gehören unter anderem der bedachte Umgang mit externen Datenträgern, dem Öffnen unbekannter E-Mails oder der Nutzung mobiler Geräte im Praxisumfeld. Die KBV-Regelungen greifen viele dieser Situationen im Detail auf und schaffen für sie verbindliche Richtlinieren.
Wenn im Team klar bestimmt ist, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Regeln gelten, sinkt das Risiko für Fehler deutlich. Gleichzeitig steigt das Vertrauen in die eigenen Abläufe.
Diese Stellen werden im Alltag schnell übersehen
Bei der Umsetzung der neuen Vorgaben zeigt sich allerdings, dass einige Bereiche besonders häufig vernachlässigt werden. Dazu gehören zum Beispiel Router, die seit Jahren laufen, ohne aktualisiert zu werden, oder auch Software, deren Updates aus Zeitdruck immer wieder verschoben werden. Große Risiken entstehen auch durch offene USB-Schnittstellen oder Zugriffsrechte, die nicht dokumentiert sind.
Externe IT-Dienstleister sollten ebenfalls in die Neuausrichtung einbezogen werden. Wer in der Praxis mit Systemen arbeitet oder über einen Fernzugriff verfügt, muss also ebenfalls klaren Sicherheitsstandards folgen. Die KBV-Vorgaben machen diese Transparenz nun verbindlich.
Ein sicherer Betrieb entlastet die Praxis
Gut strukturierte IT-Prozesse erleichtern den Praxisalltag für alle Beteiligten spürbar. Die Geräte starten zuverlässiger, die Anwendungen reagieren stabiler und die Abläufe werden dadurch berechenbarer.
Gerade in stressigen Phasen hilft eine solch sichere digitale Umgebung, den Fokus nicht zu verlieren. Zusätzlich schützt sie die sensiblen Daten der Patient:innen, die in medizinischen Einrichtungen von besonderer Bedeutung sind.
Funktioniert die Technik verlässlich und sicher, bleibt also mehr Raum für das Wesentliche: nämlich eine umfassende Versorgung der Patient:innen.
